Email-Dienste an der Fakultät

An der Fakultät gibt es zentrale Server, die Nachrichten aus den lokalen Netzwerken und dem Internet entgegennehmen, überprüfen, an die Benutzer ausliefern oder an andere Email-Server weiterleiten. Für die Abfrage und Verwaltung der Benutzer-Email-Konten stehen weitere Server zur Verfügung. Bei Fragen hierzu können Sie sich auch an die Email-Administratoren wenden (⇒ Kontaktformular).

Für die Email-Funktionen an der Fakultät werden Daten der zentralen Benutzerverwaltung verwendet. Damit können die verschiedenen benutzerspezifische Attribute effizient verwaltet werden und die Login-Passwörter der Benutzer-Accounts gelten ebenfalls bei Authentifizierungen mit den Email-Servern.

Vorraussetzung für die Benutzung von Email ist ein gültiges Benutzerkonto (Account), für das die Email-Berechtigung eingetragen wurde. Letzteres ist i.d.R. bei allen Benutzer-Accounts der Fall. Im Einzelfall ist möglicherweise keine Berechtigung vorgesehen, oder es ist ein Problem mit dem Benutzerkonto aufgetreten.

Die Email-Adresse eines Benutzers ergibt sich aus dem Account-Namen und der sogenannten Email-Domain. Für die Adressen an der Fakultät sind z.Zt. mehrere Standard-Domainnamen definiert, die beliebig gegeneinander ausgetauscht werden können. Wählen Sie eine Domain aus und verwenden Sie nur diese, wenn Sie ihre Email-Adresse irgendwo angeben.

 ACCOUNT@tf.uni-freiburg.de
 ACCOUNT@informatik.uni-freiburg.de
 ACCOUNT@cs.uni-freiburg.de

Hierbei steht ACCOUNT für Ihren Benutzernamen. Eventuell sind für einen Benutzer weitere sog. Alias-Adressen definiert (z.B. Vorname.Nachname), über die der Benutzer ebenfalls erreicht werden kann. Die Liste der Email-Aliase in die Sie eingetragen sind, kann u.a. über die Account-Abfrage ermittelt werden. Beachten Sie auch die Hinweise zu den zentralen Alias-Adressen der Fakultät.

Wenn Sie Email's an andere Benutzer der Fakultät schicken, verwenden Sie unbedingt immer Ihre Fakultätsadresse als Absender. Es ist dann für die Empfänger einfacher Ihre Nachricht zuzuordnen. Bei externen Adressen kann es auch zu Problemen kommen, wenn z.B. die Adresse nicht verifiziert werden kann.

Für das Versenden gelten verschiedene Beschränkungen (z.B. die Grösse der Email), abhängig u.a. von Absender, Empfänger und Rechner von dem die Email abgeschickt wurde. Dateianhänge in den Windows-Dateiformaten sollten vermieden werden (z.B. exe,com), da diese von Email-Servern häufig abgelehnt werden. Ebenso ist das Versenden grosser Emails i.d.R. nur innerhalb der Fakultät sinnvoll, da andere Server gelegentlich eine Obergrenze von nur wenigen MByte haben.

Falls Ihre Email von den zentralen Email-Servern nicht angenommen wird, zeigt Ihr Email-Programm u.U. sofort eine Fehlermeldung an (z.B. wegen ungültiger Absender- oder Empfängeradresse). Es können jedoch noch andere Probleme während des Versendens oder der Auslieferung auftreten. In diesen Fällen erhalten Sie eine Benachrichtigung per Email. Der Absender lautet dann oft "Mailer-Daemon", "Postmaster" oder "Mail Delivery Subsystem".

Bei vielen Fehlern wird zuerst ein vorübergehendes Problem angenommen, und die Email-Server werden weiterhin versuchen, die Email zu bearbeiten. Eine übliche Grenze beträgt hierbei 5 Tage (bei den Fakultäts-Servern sind es mindestens 5 Tage). Danach wird eine Email als unzustellbar an den Absender zurückgeschickt. Wenn Sie eine Frage zu den Fehlerbenachrichtigungen haben, können Sie sich an den Email-Support wenden.

Das Email-Protokoll ist aus Sicherheits- und auch Performancegründen ungeeignet, um grössere Datenmengen zu übertragen. Hierzu kann z.B. das ssh-Protokoll (bzw. scp/sftp) verwendet werden. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an die Benutzerbetreuung oder einen Systemadministrator.

Seit August 2004 ist die Verwendung von .forward-Dateien für die Email-Weiterleitung oder für Programmaufrufe nicht mehr möglich. Weiterleitungen können mit einem neuen Verfahren eingerichtet werden und existierende .forward-Dateien sollten gelöscht werden.

Wenn eingehende Email-Nachrichten an eine oder mehrere Email-Adressen weitergeschickt werden sollen, verwenden Sie bitte den forward-Befehl oder das Forward-Formular. Es ist nicht zulässig eine ungültige Adresse einzutragen, oder wenn der Inhaber der Adresse nicht damit einverstanden ist. Stellen Sie sicher, daß keine .forward-Datei in Ihrem Benutzerverzeichnis existiert. Andernfalls ist eine korrekte Weiterleitung der Email-Nachrichten nicht gewährleistet.

Wenn mit der Email-Auslieferung bestimmte Programmaufrufe oder Filterregeln verbunden werden sollen, können Sie eine .procmailrc-Datei in Ihrem Benutzerverzeichnis hinterlegen. Die Auslieferung einer Email-Nachricht erfolgt dann durch das procmail-Programm. Beachten Sie dazu bitte folgende Anleitungen. Wir können leider keine Unterstützung für das Erstellen von Filterregeln anbieten und im Falle eines Problems sind wir u.U gezwungen fehlerhafte .procmailrc-Dateien sofort zu sperren. Vergewissern Sie sich daher unbedingt, daß der Programmaufruf korrekt ausgeführt wird, nicht zu lange dauert, und keine falschen oder unzulässigen Weiterleitungen auslöst.

Bitte verwenden Sie diese Funktionen nur, wenn Sie sie benötigen. Eine fehlerhafte Filterung oder Weiterleitung an externe Adressen kann leicht Probleme verursachen, was dann evtl. dazu führt, daß Sie ihre Email's nicht vollständig erhalten. Verwenden Sie procmail möglichst nicht um eine Weiterleitung zu erreichen. Dabei auftretende Fehler können z.T. nicht an den Absender zurückgemeldet werden, wodurch die Email u.U. verlorengeht.

Seit März 2004 ist die Verwendung von .vacation-Dateien nicht mehr möglich. Der Unix-Befehl vacation kann nicht verwendet werden (es würde eine fehlerhafte Konfiguration entstehen). Benutzen Sie bitte die folgende Anleitung. Die Dateien .vacation.msg/pag/dir sollten gelöscht werden.

Sie können eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen, wenn Sie möchten, daß Absender eintreffender Email-Nachrichten automatisch informiert werden, daß Sie die Nachricht erst später lesen werden. Erzeugen Sie dazu in Ihrem Benutzerverzeichnis die Datei .vacation.txt mit einem beliebigen Text-Editor (vi, leafpad, XEmacs, etc.).

 From: ACCOUNT@informatik.uni-freiburg.de
 Subject: Ich habe Urlaub
 
 Hallo $FROM,
 Die EMail bzgl. $SUBJECT ist angekommen, ich bin jedoch bis
 zum 31.12. nicht im Hause und werde Ihre EMail anschliessend bearbeiten.

Wenn Sie den Text anpassen, achten Sie darauf, daß das obige Format eingehalten wird. Für $FROM und $SUBJECT werden automatisch Absenderadresse bzw. Betreff-Zeile der empfangenen Email eingesetzt. Vergessen Sie nicht ACCOUNT durch Ihren Benutzernamen zu ersetzen. Die Zeilen From: und Subject:, sowie die Leerzeile sind unbedingt erforderlich.

Jeder Absender einer Email erhält diese Benachrichtigung höchstens ein Mal pro Woche, und nur wenn die Email nicht von einem Mailing-Listen-Server verschickt wurde. Wenn Sie die Datei löschen, wird die automatische Benachrichtigung beendet. Die Benachrichtigung erfolgt nur, wenn keine Weiterleitung besteht, oder für diese eine zusätzliche Auslieferung an die Fakultätsadresse eingestellt ist.

Falls Sie an einem Rechner ausserhalb des Universitätsnetzwerkes arbeiten, wird die von Ihnen versandte Email möglichwerweise über verschiedene externe Server geleitet. Aus verschiedenen Gründen kann es dabei zu Problemen kommen.

Das kann vermieden werden, indem Sie ihre Email-Programme so konfigurieren, daß die Email-Server der Technischen Fakultät verwendet werden, um Email's zu verschicken. Dazu ist nur ein gültiger Benutzer-Account erforderlich. Als Absenderadresse sollten Sie immer ihre Fakultätsadresse benutzen.

Stellen Sie in ihrem Email-Programm den SMTP- oder Email-Server ein, wie in der Anleitung zur Email-Programmkonfiguration beschrieben. Wählen Sie dann die Option für verschlüsselte Verbindungen ("SSL") aus, und tragen Sie den Namen Ihres Benutzer-Accounts ein.

Das von Ihnen verwendete Email-Programm muß eine Option besitzen, mit der der "Port" eingestellt werden kann. Tragen Sie dort den Wert 465 oder 587 ein. Einzelne Programme funktionieren u.U. nur mit einem der beiden Werte richtig (z.B. bestimmte Outlook-Versionen).

Mozilla (ab Version 1.7.x): Wählen Sie im Email-Fenster "Edit" => "Mail/Newsgroup Account Settings" aus. Das erscheinende Dialogfenster sollte den Eintrag "Outgoing Server" zeigen. Ändern Sie die Werte für "Server" und "Port" und wählen Sie "Use name and password" und "SSL".

Thunderbird (ab Version 1.5.x): Wählen Sie "Edit" => "Account Settings" aus. Das erscheinende Dialogfenster sollte den Eintrag "Outgoing Server" zeigen. Ändern Sie die Werte für "Server" und "Port" und wählen Sie "Use name and password" und "SSL".

Wenn für Ihren Rechner besondere Sicherheitseinstellungen gelten (Firewall), kann es sein, daß bestimmte Netzwerkverbindungen nicht zugelassen bzw. freigegeben sind. Bitte wenden Sie sich dann an die zuständige System- oder Netzwerkadministration für den Rechner oder das Netzwerk.

Es ist i.d.R. nicht erforderlich, daß ein Benutzer eigene Programme zum Schutz vor SPAM oder Viren einsetzt. Die Server der Fakultät versuchen derartige Emails zu erkennen und abzuweisen, schon bevor sie die Benutzer erreichen. Emails werden z.B. generell nicht angenommen, wenn in der Email ein Virus erkannt wurde.

Die entsprechenden Regeln auf den Email-Servern mússen gelegentlich angepasst werden, und in bestimmten Situationen gelten auch Ausnahmen oder zusätzliche Bedingungen. Wenn Sie hierzu eine Frage haben, wenden Sie sich bitte an den Email-Support.

Neben den Standard-Tests können Sie vom Email-Server zusätzliche SPAM-Tests durchführen lassen. Diese werden erst direkt vor der Auslieferung einer Email an die einzelnen Benutzer-Accounts vorgenommen. Wenn eine Email als SPAM-Email eingestuft wird, wird sie nicht zurückgewiesen, sondern in den Ordner "Junk" ausgeliefert. Bei den zusätzlichen Tests wird u.a. überprüft, ob die angegebene Absenderadresse gültig, oder ob z.B. der einliefernde Email-Server bzw. die Absenderadresse als bekannte Internet-SPAM-Quelle registriert ist.

Sie können die zusätzlichen SPAM-Tests für ihren Benutzer-Account selbst ein- oder ausschalten, oder wenden Sie sich an einen Lehrstuhl-Administrator oder die Benutzerbetreuung. Diese Option kann nicht über den Email-Support aktiviert werden.

Abgewiesene Emails müssen von einem Server zurückgeschickt werden, wenn sie nicht ausgeliefert oder weitergeleitet werden können, so daß ein unbemerkter Verlust praktisch ausgeschlossen ist. Leider unterdrücken gelegentlich einige Anbieter oder Betreiber von Email-Diensten diese Benachrichtigungen. Wenn Sie eine derartige Email-Fehler-Benachrichtigung erhalten und Fragen dazu haben, kann Ihnen der Email-Support weiterhelfen.

Wenn Sie ihre empfangenen Emails zusätzlich filtern oder bearbeiten möchten, können Sie die procmail-Filterung verwenden (s.o.). Dabei sollten Sie jedoch aufpassen, daß wichtige Email-Nachrichten nicht versehentlich falsch einsortiert oder gelöscht werden.

Bitte achten Sie darauf, daß Sie nicht unbeabsichtigt Viren in das Fakultätsnetzwerk einschleusen. Das kann passieren, wenn Sie nicht getestete Emails in das Benutzerverzeichnis Ihres Fakultäts-Accounts kopieren, z.B. wenn Sie POP/IMAP-Abfragedienste externer Provider verwenden (GMail, GMX, Yahoo, etc.).

Das Internet-Email-Protokoll (SMTP) ist relativ robust gegenüber den Verlust von Daten. Da vom Absenden bis zur Auslieferung mehrere Server eine Nachricht bearbeiten, kann es u.U. zu Problemen kommen, auf die wir keinen Einfluß haben. Wenn eine Email nicht verschickt oder ausgeliefert werden kann, erhält der Absender eine Benachrichtigung von dem jeweiligen Email-Server.

Eine Garantie für die maximale Gesamtlaufzeit einer Nachricht, also vom Absenden bis zur Auslieferung, kann niemand geben. Meistens dauert es nur wenige Sekunden oder Minuten. Jedoch kann sich das durch verschiedene Umstände auf Stunden oder Tage erhöhen. Im allgemeinen wird eine Email-Nachricht erst zurückgeschickt, wenn sie auch nach mehreren Tagen nicht ausgeliefert werden konnte.

Wenn eine Email-Nachricht von einem Email-Server der Fakultät angenommen wird, erfolgt auch die Auslieferung, Weiterleitung oder Fehlerbehandlung. Eingriffe in die Verarbeitungskette werden nur vorgenommen, falls technische Probleme zu erwarten sind, nicht aber bei unerwünschten, fehlgeleiteten oder Werbe-Emails.

Es gibt verschiedene Kriterien, nach denen die Fakultäts-Email-Server eine Annahme verweigern (z.B. ungültiger Absender). Diese Bedingungen werden gelegentlich geändert bzw. angepasst und dienen dem Schutz der Rechner und Benutzer vor Viren und Werbe-Email's.

Bei der Verarbeitung der Email-Nachrichten werden keine Inhalte verändert, gelöscht oder hinzugefügt und es werden keine Kopien erstellt. Jede Verbindung zu den Email-Servern wird in Protokollen festgehalten und archiviert. Diese Daten dienen der Kontrolle der Email-Server und können nur von einigen Systemadministratoren der Fakultät eingesehen werden.

Eingehende Email's von ausserhalb der Fakultät erreichen die Email-Server durch das DFN-Netzwerk. Dort findet eine erste Klassifizierung statt und nach einem Beschluss des Senats der Universität Freiburg vom 21.7.2004 werden Emails zurückgewiesen, die eine zu hohe SPAM-Bewertung haben.

Sie müssen ihr Email-Programm so einstellen, daß nur verschlüsselte und authentifizierte Verbindungen benutzt werden. Die verschickten Emails und das Passwort für die Authentifizierung werden dann nicht im Klartext zum Email-Server übertragen. Soweit möglich verwenden die Fakultäts-Server bei der Kommunikation mit anderen Servern ebenfalls eine Verschlüsselung.

Email-Adressen stellen keine besonders geschützte Information dar und jeder Benutzer innerhalb des Fakultätsnetzwerkes kann im bestimmten Maße an gültige Email-Adressen gelangen. Die Abfrage von Email- und Alias-Adressen über die Benutzerverwaltung ist nur für berechtige Personen möglich.